Regulamin wystawcy

• 1 – Informacja ogólna

1. Organizatorem wydarzenia (zwanego dalej “Festiwalem”) pod nazwą  WeedWeek DAYS,  jest WEEDWEEK Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Północna 46, 91-425 Łódź, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0001083123, NIP 7252339836, REGON 527519725, dalej nazywaną “Organizatorem”.
2. Festiwal będzie się odbywać w dniach 18 maja i 19 maja 2024 roku. Godziny trwania Festiwalu w dniu 18 maja to 11:00-22:00, a w dniu 19 maja – 10:00-18:00.
3. Festiwal odbywać się będzie na terenie obiektu Sport Arena w Łodzi, położonej przy Alei Unii Lubelskiej 2.
4. Teren ”Festiwalu” oznacza obiekt Sport Arena w Łodzi lub inne miejsce, na które Festiwal może zostać przeniesiony z ważnych powodów i podane do publicznej wiadomości przed Festiwalem.
5. Organizator odpowiada za prawidłowy przebieg Imprezy, zgodnie z wymogami ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, opublikowanej w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej z 2009 roku, nr 62, poz. 504, oraz wszelkimi późniejszymi zmianami i dodatkami do tej ustawy, a także za bezpieczeństwo przeciwpożarowe.
6. Warunkiem zapewnienia porządku i bezpieczeństwa uczestników Imprezy jest bezwzględne przestrzeganie przez wszystkich uczestników Festiwalu postanowień zawartych w niniejszym Regulaminie oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa karnego i prawa o wykroczeniach.
7. Każdy Uczestnik Festiwalu zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, porządku publicznego oraz postanowień niniejszego Regulaminu. Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować podjęciem stosownych środków przez Organizatora, w tym usunięciem z terenu Imprezy.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wstępu na teren Imprezy lub usunięcia z niego osób, które naruszają postanowienia Regulaminu, zachowują się agresywnie, stanowią zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku, bądź w inny sposób zakłócają prawidłowy przebieg Imprezy.
9. Wystawcy Festiwalu mają obowiązek stosować się do poleceń i instrukcji wydawanych przez służby porządkowe, pracowników Organizatora oraz innych osób upoważnionych do zapewnienia bezpieczeństwa i porządku podczas Imprezy.
   
   

• 2 – Wystawcy

1. Wystawcą Festiwalu jest każdy podmiot jaki dokona płatności za powierzchnię wystawienniczą według cennika dotyczącego Festiwalu w terminie oraz na konto bankowe wskazane na wystawionej przez Organizatora fakturze VAT. Opłacenie faktury przez Wystawcę jest jednoznaczne z zaakceptowaniem warunków niniejszego Regulaminu, co stanowi zawarcie Umowy między Organizatorem, a Wystawcą.
2. Na jednym stanowisku może wystawiać się tylko jedna firma bądź marka. W przypadku ekspozycji większej ilości marek bądź firm Wystawca ma obowiązek zgłosić to Organizatorowi. W przypadku braku stosownej informacji Organizator ma możliwość wykluczenia wystawcy z Festiwalu bądź naliczenia opłaty za dodatkowego wystawcę, zgodnie z cennikiem.
3. Wystawca niniejszym wyraża zgodę na używanie przez Organizatora logotypu, zdjęć oraz wizerunku firmy Wystawcy dla celów związanych z organizacją Festiwalu, w tym dla potrzeb promocji, reklamy i komunikacji marketingowej związanej z Festiwalem.
4. Zgoda Wystawcy obejmuje również użycie ww. materiałów przez Organizatora w celach promocji marek po wydarzeniu, w zakresie związanym z udziałem Wystawcy w Festiwalu.
5. Organizator zobowiązuje się do używania logotypu, zdjęć oraz wizerunku firmy Wystawcy w sposób szanujący dobre imię i renomę Wystawcy oraz z zachowaniem należytej staranności.
6. Wystawca oświadcza, że posiada wszelkie prawa autorskie, prawa własności intelektualnej oraz inne prawa niezbędne do udzielenia zgody na korzystanie z logotypu, zdjęć i wizerunku firmy w zakresie określonym w niniejszym paragrafie.
7. W przypadku rezygnacji przez Wystawcę z uczestnictwa w Festiwalu na 30 dni lub mniej przed planowaną datą rozpoczęcia Festiwalu, Organizator jest uprawniony do pobrania pełnej płatności za wynajem stoiska oraz wynajem mebli i innych usług związanych z uczestnictwem w Festiwalu. Za datę złożenia rezygnacji z uczestnictwa w Festiwalu uznaje się datę otrzymania przez Organizatora stosownego oświadczenia pisemnego od Wystawcy. 
8. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w wydarzeniu przed upływem terminu 30 dni przed rozpoczęciem Festiwalu, warunki odstąpienia od umowy oraz ewentualne koszty anulowania będą określone w innych postanowieniach niniejszego regulaminu lub w osobnym porozumieniu między Organizatorem a Wystawcą.
9. Organizator zastrzega sobie prawo do ustalenia innych warunków odstąpienia od umowy w przypadkach wyjątkowych, wymagających indywidualnego rozpatrzenia.
10. Wystawca oświadcza, że posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności oraz posiadanego mienia na minimalną sumę gwarancyjną 100 000,00 zł na jedno  i wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia, z rozszerzeniem o OC najemcy nieruchomości – do wysokości sumy gwarancyjnej, OC najemcy ruchomości – nie mniej niż 50 000 zł oraz Klauzulę czystych strat finansowych z limitem odpowiedzialności nie mniejszym niż 20 000,00 zł.
    
    

• 3 Stoiska

1. 1. Odpowiedzialność materialna za bezpieczeństwo stoiska oraz jego zawartość, w tym wszelkie materiały, meble, produkty, urządzenia i inne mienie znajdujące się na stoisku, leży wyłącznie po stronie Wystawcy.
   2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty, kradzieże, zniszczenia lub uszkodzenia mienia należącego do Wystawcy, które mogą wystąpić przed, w trakcie lub po zakończeniu Festiwalu, chyba że szkoda ta została spowodowana bezpośrednio z winy Organizatora.
   3. Wystawca zobowiązuje się do podjęcia wszelkich niezbędnych środków zapobiegawczych mających na celu ochronę swojego mienia przed kradzieżą, uszkodzeniem lub innym rodzajem straty.
   4. Wystawca na swój koszt dba o wystrój stoisk, ich montaż oraz demontaż (z wyróżnieniem stanowisk ustalonych z Organizatorem), wszelkie transporty, materiały promocyjne, stoły, krzesła, personel pracujący przy stoisku, a także sprzątanie i zabezpieczenie stoisk oraz przywrócenie powierzchni, na której eksponowane było stoisko do stanu pierwotnego.
      
      

• Organizator zabrania wszelkiego przykręcania, przybijania i przyklejania elementów do ścianek oraz stelaża stoika. Do ścianek Wystawca może mocować elementy przy użyciu taśmy dostarczonej przez Organizatora.
  
  

• Wystawca zobowiązuje się w przypadku niezwrócenia bądź zniszczenia elementów zabudowy stanowiska do zwrotu kwoty równej 100% aktualnej wartości rynkowej w przeciągu 7 dni od zakończenia Festiwalu.
  
  

1. Organizator wyznacza czas dostępu do powierzchni wystawienniczych w godzinach:
   1. Montaż: od godziny 22:00 dnia 17.05.2024 do godziny 10:00 dnia 18.05.2024
   2. Demontaż: od godziny 18:00 dnia 19.05.2024 do godziny 04:00 dnia 20.05.2024

Montaż i demontaż stoiska nie może odbywać się w godzinach otwarcia Festiwalu dla pozostałych uczestników określonych w §1 ust 2. 

1. Wystawca ma obowiązek zapewnić dostępność stoiska i obecność personelu pracującego przy stoisku w godzinach trwania imprezy określonych w §1 ust 2. W przypadku opóźnienia przy montażu stoiska, bądź braku personelu, Organizator ma prawo do wykluczenia Wystawcy z Festiwalu bez obowiązku zwrotu opłaty za stoisko.
2. W celu zapewnienia sprawnego przebiegu procesu logistycznego oraz utrzymania porządku, każdemu Wystawcy przysługuje indywidualnie określony przez Organizatora przedział czasowy przeznaczony na rozładunek materiałów i wyposażenia stoiska. W przypadku nie pojawienia się Wystawcy w ustalonym dla niego przedziale czasowym, priorytet w dostępie do strefy rozładunku będą mieli Wystawcy, którzy zgodnie z harmonogramem mają przydzielony czas na rozładunek w późniejszym terminie. Organizator udostępnia wjazd dla Wystawcy wjazd za okazaniem przekazanego identyfikatora bramą nr 1 widoczną na Planie Kompleksu, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Każdemu Wystawcy przysługuje jedno miejsce parkingowe na pojazd osobowy na parkingu P4 widocznym na Planie Kompleksu.
3. Wystawca, który nie pojawi się w przydzielonym mu przedziale czasowym, będzie miał możliwość dokonania rozładunku tylko po zakończeniu rozładunku przez Wystawców zgodnie z własnym harmonogramem, o ile nie zakłóci to przebiegu innych zaplanowanych działań logistycznych.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w harmonogramie rozładunku w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, zobowiązując się do niezwłocznego poinformowania o tym Wystawców.
5. W przypadku wystąpienia zniszczeń, bądź uszkodzeń obiektu powstałych z winy Wystawcy, bądź osób mu towarzyszących, będzie on zobowiązany pokrycia kosztów ich napraw w ciągu 7 dni od zakończenia Festiwalu.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku użytkowania stoiska, w tym za szkody wyrządzone przez Wystawcę innym uczestnikom Festiwalu. W przypadku roszczeń osób trzecich, Wystawca zobowiązuje się pokryć związane z tym straty Organizatora w ciągu 7 dni od zakończenia Festiwalu.
7. Wystawca może zgłosić zapotrzebowanie na wyposażenie stoiska w formie telefonicznej lub mailowej exhibitors@weedweekdays.pl
8. Organizator pośredniczy w wynajmie mebli od firmy zewnętrznej i nie uczestniczy w sporach, które mogą pojawić się z tego tytułu.
9. Wystawca nie może blokować ciągów komunikacyjnych i wyjść ewakuacyjnych, umieszczać oświetlenia i innych urządzeń termicznych bezpośrednio na posadzce i w pobliżu materiałów łatwopalnych, samodzielnie podpinać energii elektrycznej i przeprowadzać kabli przez ciągi komunikacyjne. Podłączenia energii elektrycznej może wykonać tylko osoba upoważniona przez Organizatora.
10. Demontaż stoiska nie może zostać rozpoczęty przez Wystawcę lub jego personel przed zakończeniem Festiwalu. Organizator zastrzega sobie prawo do niedopuszczenia takiego Wystawcy do kolejnej imprezy bądź nałożenia kary w wysokości 5000 zł (słownie: pięć tysięcy złotych) płatnej w ciągu 7 dni od zakończenia Festiwalu.
11. Wystawca zobowiązuje się do wyposażenia personelu pracującego na stoisku z żywnością w niezbędne uprawnienia dot. między innymi aktualnej książeczki sanitarno – epidemiologicznej.
12. Odpowiedzialność za treść jakichkolwiek materiałów, projektów, produktów eksponowanych i sprzedawanych przez Wystawcę znajduje się po jego stronie.
13. W przypadku konieczności przedłużenia Okresu Najmu Hali na potrzeby montażu i demontażu Imprezy Wynajmujący może naliczyć 1.000,00 zł (słownie: tysiąc złotych 00/100) netto powiększony o podatek od towarów i usług (VAT) w obowiązującej stawce za każdą rozpoczętą dodatkową godzinę najmu od pierwszej godziny do drugiej godziny, 3.000,00 zł (słownie: trzy tysiące złotych 00/100) netto powiększony o podatek od towarów i usług (VAT) w obowiązującej stawce za każdą rozpoczętą dodatkową godzinę najmu od trzeciej godziny do czwartej godziny, 6.000,00 zł (słownie: sześć tysięcy złotych 00/100) netto powiększony o podatek od towarów i usług (VAT) w obowiązującej stawce za każdą rozpoczętą dodatkową godzinę najmu od piątej godziny do szóstej godziny oraz 10.000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych 00/100) netto powiększony o podatek od towarów i usług (VAT) w obowiązującej stawce za każdą rozpoczętą dodatkową godzinę najmu.

• 4 Prawa i obowiązki

1. Poziom hałasu na stoisku nie może wpływać na swobodne i komfortowe korzystanie z innych stoisk.
2. Wystawca oświadcza, iż w razie pozyskiwania na stoisku danych osobowych oraz przeprowadzania losowania nagród, posiada w tym celu stosowne zgody, w tym organów państwa.
3. Organizator ma prawo przydzielenia stoisk bez brania pod uwagę ewentualnych sugestii wystawcy.
4. Organizator może odmówić Wystawcy udziału w Festiwalu także po dokonaniu przez niego wpłaty, bez podania przyczyny. Wtedy Organizator dokona Wystawcy zwrotu dokonanej kwoty za udział w Festiwalu. Kwota ta nie podlega zwrotowi, jeśli wykluczenie Wystawcy nastąpi wskutek złamania przez niego niniejszego regulaminu, dobrych obyczajów lub zasad uczciwej konkurencji.
5. Organizator zobowiązuje się do aktywnej promocji Festiwalu w mediach, a także do bieżącego informowania o Festiwalu w mediach społecznościowych oraz w innych dostępnych mu kanałach informacji.
6. W celu zapewnienia jak największego dotarcia do szerokiej grupy odbiorców, Wystawca ma obowiązek udostępnić informację oraz oznaczyć WeedWeek DAYS na jednym z poniższych profili na firmowych profilach social mediów oraz dokonać na nich co najmniej dwóch wpisów na temat swojego uczestnictwa w Festiwalu przed ich rozpoczęciem.
   1. https://www.instagram.com/weedweek_days/
   2. https://www.facebook.com/WeedWeekDays 
7. Wystawca potwierdza, iż przyjął do wiadomości, że żadne z oświadczeń i działań Organizatora nie są gwarancją ani zapewnieniem korzyści majątkowych i niemajątkowych, które mogą wyniknąć z uczestnictwa Wystawcy w Festiwalu.
8. Wystawca podczas Festiwalu ma obowiązek przestrzegać zasad BHP oraz Regulaminu Obiektu który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu
9. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany miejsca, lub terminu Festiwalu w przypadku wystąpienia okoliczności od niego niezależnych, po uprzednim poinformowaniu o tym fakcie Wystawcy. W tym przypadku opłata za wynajem stoiska nie podlega zwrotowi.

• 5 Postanowienia końcowe

1. Organizator ma prawo dokonać z ważnych przyczyn zmiany Regulaminu. Za ważne przyczyny uważa się konieczność wprowadzenia zmian w zasadach i przebiegu Festiwalu, konieczność dostosowania postanowień Regulaminu do obowiązujących przepisów prawnych, konieczność uregulowania zasad dotyczących uczestnictwa w Festiwalu nieobjętych dotychczas Regulaminem, a budzących spory lub wątpliwości w stosowaniu.
2. Zmiany do Regulaminu Festiwalu mogą być dokonywane przez Organizatora i będą publikowane na oficjalnej stronie internetowej Festiwalu pod adresem www.weedweekdays.pl. Wystawca, zawierając Umowę, wyraża zgodę na tę formę komunikacji zmian w Regulaminie.
3. Wystawca będzie miał prawo w terminie 14 dni od dnia opublikowania zmiany Regulaminu na stronie internetowej do wyrażenia odmowy zgody na proponowaną zmianę. Oświadczenie o odmowie wyrażenia zgody na zmianę Regulaminu musi być złożone przez Wystawcę w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres Organizatora. Brak złożenia oświadczenia przez Wystawcę w powyższym terminie 14 dni będzie uznany za akceptację proponowanej zmiany Regulaminu.
4. Złożenie przez Wystawcę odmowy wyrażenia zgody na zaproponowaną zmianę Regulaminu w wyznaczonym terminie będzie traktowane jako odstąpienie przez Wystawcę od Umowy. Konsekwencje odstąpienia od Umowy w takim przypadku będą określone w innych postanowieniach niniejszego regulaminu.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności, w szczególności odszkodowawczej, w przypadku odwołania Festiwalu z przyczyn od Organizatora niezależnych. W przypadku odwołania imprezy ze strony Organizatora opłata za wynajem stoiska podlega zwrotowi.
6. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego. Wszelkie dodatkowe i indywidualne porozumienia pomiędzy Wystawcą a Organizatorem wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
7. Regulamin wchodzi w życie z chwilą opublikowania.

Załącznik nr 1 

https://weedweekdays.pl/plan-kompleksu-MAKIS.jpg

Załącznik nr 2

https://weedweekdays.pl/Regulamin-Obiektu-Sport-Arena.pdf